Questions pratiques

Les étapes de votre inscription

Pour vous inscrire en toute sérénité, suivez les étapes suivantes :

1. Bien cibler l’autonomie de la ou des personnes concernées.
2. Choisir un séjour dans le catalogue ou sur le site web en vérifiant bien les dates de départ et de retour
3. Réserver en ligne ou  par téléphone (0 810 100 127 – Service 0.06 € / min + prix appel ) ou par mail.
4. Après une pré-validation de vos choix par nos services : remplir avec précision et signer la fiche d’inscription recto-verso  (adulte ou enfant) et si besoin la fiche complémentaire. Pensez à effectuer une copie de la fiche d’inscription avant de nous la retourner.
   Envoyer la fiche ainsi complétée à votre région de rattachement avec un acompte de :
   50% du prix pour tout séjour inférieur à 520 € ; 400 € pour tout séjour inférieur ou égal à 1000 € ; 600 € pour tout séjour supérieur à 1000 €. Si vous choisissez la garantie annulation/interruption (facultative), précisez-le sur la fiche au moment de l’inscription et ajoutez 49 € sur le prix du séjour au premier versement. Les règlements par chèques doivent être effectués à l’ordre de l’UFCV. Les chèques vacances ANCV sont acceptés.
5. Régler le solde du séjour 60 jours avant le départ, par chèque, par virement ou par CB sur le site via votre espace personnel.

Attention : tout dossier incomplet vous sera retourné, ce qui pourra retarder l’inscription.
Toute réservation sera validée par nos services qu’après consultation de la fiche d’inscription et des éléments complémentaires que l’inscrivant jugera bon de transmettre. Des informations supplémentaires pourront-être demandées.

La combinaison de services de voyage qui vous est proposée est un forfait au sens de la directive (UE) 2015/2302 et de l’article L.211-2 II du code du tourisme.
Vous bénéficierez donc de tous les droits octroyés par l’Union européenne applicables aux forfaits, tels que transposés dans le code du tourisme. L’UFCV sera entièrement responsable de la bonne exécution du forfait dans son ensemble.
En outre, comme l’exige la loi, l’UFCV dispose d’une protection afin de rembourser vos paiements et, si le transport est compris dans le forfait, d’assurer votre rapatriement au cas où elle deviendrait insolvable.

Pour plus d’informations sur les droits essentiels au titre de la directive (UE) 2015/2302

Les documents à télécharger pour l’inscription

Enfants :

> Fiche d’inscription enfant

> CGV et conditions particulières d’inscription

> Fiche sanitaire de liaison

> Fiche complémentaire

Adultes :

> Fiche d’inscription adulte

> CGV et conditions particulières d’inscription

> Fiche médicale

> Fiche complémentaire

Le classement des niveaux d’autonomie

Nous essayons ici de repérer les particularités liées au handicap mental, qui, dans bien des cas, diminuent l’autonomie de la personne. Ce repérage nous permet de proposer une offre de vacances adaptée en termes d’encadrement et de présence dans tous les aspects du séjour. La personne sera ainsi assurée de se trouver dans un groupe homogène et harmonieux.

Vous trouverez ci-dessous des éléments techniques pour vous orienter dans le choix des séjours. Dans tous les cas, vous devrez nous contacter pour valider ensemble l’orientation de la personne.

De nombreux organismes peuvent verser des aides financières couvrant tout ou partie des frais de séjour.
Attention : vous devez les contacter directement et fournir l’attestation de prise en charge financière au moment de l’inscription.

Liste non exhaustive des organismes pouvant accorder des aides financières

• MDPH (Maison départementale des personnes handicapées)

• CAF (Caisse d’Allocations Familiales)

• Mutualité Sociale Agricole

• Services sociaux de votre commune

• Mutuelles et comités d’entreprise

• Associations caritatives : Secours Populaire, Secours Catholique, etc.

• Conseils régionaux ou départementaux, municipalités, etc.

Partenariat ANCV

Dans le cadre du partenariat ANCV/UFCV, le dispositif d’Aides aux Projets Vacances facilite le départ de personnes handicapées sur des séjours proposés par le service Vacances adaptées, en inclusion sur des séjours vacances jeunes ou lors de séjours familiaux permettant le répit des aidants. Chaque année plus de 1100 personnes bénéficient de ce dispositif qui reste un levier essentiel pour favoriser le départ en vacances des personnes handicapées.

Pour toute demande : téléchargez et complétez le dossier de sollicitation d’aide en vous référant aux critères du courrier de présentation à demander auprès de votre interlocuteur régional. Le dossier est à retourner à l’adresse de la délégation UFCV organisatrice de votre séjour.

Pour un départ individuel téléchargez le dossier de demande de APV 2025

Pour un séjour familial permettant le répit des aidants téléchargez le dossier de demande APV Famille 2025.

Tout dossier incomplet sera rejeté. Une commission statuera sur l’éligibilité de votre demande. Vous serez informés du résultat par courrier.

Annulation de voyage

L’Assuré ou ses ayants droit doit avertir l’UFCV de son annulation dès la survenance de l’évènement garanti empêchant son départ.
L’Assuré ou ses ayants droit doit aussi impérativement aviser Vör Garanties dans les 5 jours ouvrables suivant la déclaration de son annulation auprès de l’UFCV.

Interruption de voyage

Sous peine de déchéance, sauf cas fortuit ou de force majeure, l’Assuré doit avertir  Vör Garanties et faire sa déclaration de sinistre accompagnée de toutes les pièces justificatives dans les cinq jours ouvrables suivant la date d’interruption du voyage.

> Conditions générales de la garantie annulation et interruption

Comment faire une déclaration ?

L’assuré ou ses ayants droit avertit :

1. Sa région d’inscription UFCV par téléphone (pour libérer la place) et par écrit (pour calculer la date de déclenchement du remboursement) – n° Azur : 0 810 100 127 – prix d’un appel local.
2. Vör Garanties :

• en remplissant le formulaire ci-après : Formulaire de déclaration d’interruption ou d’annulation de voyage
• ou par courrier postal à l’adresse suivante :
  Vör Garanties
  140 avenue Jean Lolive – Bâtiment C3 – 4e étage
  93500 Pantin
  

La déclaration doit comporter les informations suivantes :

• les nom, prénom et adresse de l’Assuré ;
• le numéro d’inscription de l’Assuré auprès de l’UFCV ;
• le motif précis motivant l’annulation (maladie, accident, problème professionnel, etc.) ;
• un justificatif à l’appui de la demande pour l’annulation de voyage ou un justificatif de prise en charge délivré par l’Assistance en cas d’interruption de voyage ;
• un RIB.

Que ce soit une annulation ou une interruption de voyage, Vör Garanties se réserve la faculté, le cas échéant, de réclamer des pièces complémentaires.

Inclusion en séjour ordinaire

Tout enfant de 4 à 17 ans peut être accueilli sur un séjour de vacances classiques, dès lors que la vie en collectivité lui est accessible et que les moyens déployés sont en cohérence avec ses besoins..

La démarche d’inscription

1. A partir de nos catalogues Vacances Enfants/Jeunes, choisissez avec l’enfant plusieurs séjours selon son âge, ses goûts, ses envies et ses capacités.
2. Contactez l’UFCV pour  faire part de vos choix.
3. Après avoir évalué ensemble les besoins de l’enfant, l’UFCV vérifie la disponibilité et s’assure auprès de l’organisateur que les conditions nécessaires à son accueil sont réunies. Tout est mis en œuvre avec les familles, l’organisateur du séjour et l’équipe d’animation pour trouver la solution la plus adaptée.

Aides au financement

Si des surcoûts peuvent parfois être envisagés, nos services sont à votre disposition et vous orientent vers les financements possibles. Plusieurs solutions existent pour obtenir une aide au financement : les CAF,  MDPH, l’ANCV ou encore les comités d’entreprise.